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Sácale el máximo partido a tu Office 365 Empresa

administrador Office 365, Productividad Leave a Comment

Cada año el ecosistema empresarial nacional se va acercando poco a poco a la transformación digital. La implantación de herramientas relacionadas con las nuevas tecnologías supone un aumento en la productividad y en la agilización de los servicios a los clientes. Uno de los actores más representativos de este fenómeno no es otro que la herramienta estrella de Microsoft, Office 365 Empresa.

Según un informe de El Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información, el 35,2% de las empresas de España utilizan software ERP. Dentro de este porcentaje encontramos que el 13% utiliza servicios de computación en la nube para gestionar de una manera más eficaz su actividad. Este escenario no es más que el reflejo de una tendencia cada vez más acusada en el país y que indica una fuerte voluntad por parte de las sociedades para volverse más competitivas.

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Dentro del ámbito de la colaboración corporativa una de las herramientas que más se utilizan es Office 365 Empresa. Este programa aúna en su licencia varias aplicaciones para ayudar a los usuarios en la gestión de archivos, correos, anotaciones y mucho más. Cuenta con servicios de almacenamiento cloud mediante OneDrive, instalación de Intranets para facilitar la comunicación entre miembros y departamentos de una misma empresa gracias a SharePoint, herramientas de ofimática como Word o Excel a las que ahora se puede acceder desde cualquier sitio gracias a su servicio cloud, una plataforma de correo electrónico mediante Outlook y así como una amplia gama de servicios derivados de estas mismas aplicaciones. Por si fuera poco, Office 365 Empresa cuenta con tecnología basada en inteligencia artificial para aportar a los usuarios las soluciones que más se adaptan a sus actividades diarias. Mediante la inteligencia artificial es capaz de recolectar datos de manera autónoma y sugerir rutas de tráfico apropiadas teniendo en cuenta las citas programadas con Outlook. También puede recordar términos y conceptos únicos que se emplean de manera particular en los documentos y correos electrónicos de cada compañía. De este modo, puede convertir dichos acrónimos en palabras inteligibles para empleados nuevos o gente que no se maneje muy bien con las abreviaciones de su puesto de trabajo.

Con el objetivo de sacar el máximo provecho a Office 365 Empresa hemos preparado unos consejos muy sencillos con los que mejorar la productividad de cualquier grupo.

Consejos Office 365 Empresa

OneNote es tu agenda

Es posible crear listas en OneNote con múltiples finalidades. Fechas señaladas, reuniones, listas de contactos o sumarios de información compleja. Para poder dar una mayor profundidad a la organización de la información en OneNote y sacar partido de ello, basta con utilizar los menús desplegables de la aplicación. Al hacerlo de esta manera, la aplicación dará la oportunidad de exportar su contenido al resto de aplicaciones hermanas donde podremos configurar reuniones, contactos o mails sin necesidad de perder tiempo en manejarlas todas de manera individual.

Clasifica tu calendario

La organización de un negocio puede resultar abrumadora debido al número de eventos y actividades que hay que gestionar a lo largo de la semana. Para facilitar todo ese trabajo Office 365 Empresa permite clasificar los eventos del calendario por colores. La inclusión de esta herramienta permite asignar códigos cromáticos a las diferentes tareas para no perder tiempo leyendo los detalles de cada una de ellas y mejorar así su clasificación y la gestión semanal.

Office 365 empresa limpia tu mail

Los correos spam y las promociones acaban por ocupar un espacio considerable en las bandejas de entrada de la mayoría de los trabajadores. Es por eso que Office 365 Empresa puede aprender a distinguir entre los correos que no son útiles. Para ayudarle a aprender simplemente hay que pararse un momento frente a los mails basura y marcarlos como “basura” en vez de eliminarlos. En cuestión de días la bandeja de entrada pasará a ser un lugar completamente diferente y con mayor pulcritud.

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Correo más sencillo

Con la aparición del correo electrónico como medio principal de comunicación entre empresas la manera en la que los trabajadores se comunican con sus compañeros y superiores ha cambiado. Uno de los ejemplos más comunes es el modo en la que los mails en copia se responden con la función “responder a todos”. Para evitar problemas de comunicación y no molestar a personas que no están directamente incluidas en ciertos asuntos de la cadena principal del correo Office 365 Empresa permite eliminar esta función. Para configurarla sólo hace falta abrir la cadena de mensajes a ignorar. Al hacerlo, sólo es necesario pinchar el botón “home” y seguido la opción ignorar. Esta configuración envía todos los mails nuevos de la cadena directamente a la papelera sin tener que seleccionar cada correo nuevo del tema de uno en uno.

Rectificar mails erróneos

Office 365 empresa aporta una nueva función mediante la cual ahora es posible corregir y/o recuperar mails antes de que lleguen a su destinatario. Es posible que haya situaciones en las que se envíe ya sea por equivocación o por error un mail incompleto o que éste llegue a la persona equivocada. Con la nueva función de correo electrónico ahora se pueden enmendar esos errores y evitar momentos incómodos en la oficina. Para ello basta con acceder a la carpeta de mails enviados y pinchar sobre el mail a corregir. Si deseamos eliminarlo simplemente elegimos la opción “borrar las copias sin leer de este mensaje”. Si por el contrario lo que queremos es una corrección, sólo habrá que pinchar “reemplazar con un nuevo mensaje”.

Gracias a soluciones como las que aporta la nueva herramienta de Microsoft es más fácil migrar hacia un modelo colaborativo global entre empresas donde se produzcan situaciones “Win-to-win”. La implantación de herramientas que mejoren la productividad de los negocios y el ambiente de trabajo aporta un valor añadido que los clientes aprecian, a la vez que mejoran la atmósfera en trabajo de las propias compañías.